I documenti da produrre e conservare in archivio

In caso di progettazione FESR vi sono una serie di documenti che è opportuno stampare e conservare ordinatamente in archivio; vediamo quali sono:

1. copia dell’avviso;
2. copia della proposta progettuale presentata e inserita nel sistema “Gestione degli Interventi”;
3. lettera di autorizzazione (la lettera è di norma inserita nel sistema informativo “Gestione degli Interventi” dall’Autorità di Gestione e deve essere scaricata a cura della singola Istituzione);
4. copia della delibera del Collegio dei docenti riferita all’inserimento del Progetto nel POF;
5. copia della delibera del Consiglio d’Istituto e/o Decreto del D.S. relativa all’iscrizione delle spese previste per il Progetto nel Programma Annuale;
6. copia della delibera degli OO.CC. relativi ai criteri per la selezione degli esperti e per l’acquisizione dei servizi, solo FSE (Cfr. decreto interministeriale 1° febbraio 2001, n. 44);
7. copia originale delle dichiarazioni di avvio e di conclusione del progetto;
8. originali dei modelli di Certificazione (CERT) e di Rendicontazione (REND) sottoscritti dal Dirigente scolastico e dal DSGA e la relativa documentazione probatoria della spesa;
9. originali dei mandati di pagamento/disposizioni “quietanzati” dalla Banca distinti per ogni certificazione di spesa emessa;
10. originali delle fatture e dei documenti contabili pertinenti al singolo progetto – si ricorda che le fatture devono contenere i riferimenti (codice del progetto) a cui la stessa si riferisce e l’eventuale indicazione del pro-quota;
11. originale delle procedure adottate per la selezione dei fornitori (determina a contrarre; bando di gara; capitolato; eventuale griglia di valutazione; offerte pervenute; verbale di valutazione delle candidature; graduatoria provvisoria e definitiva; atti di nomina; contratti, nei casi in cui la selezione sia rivolta al personale esterno);
12. originale delle procedure adottate per la selezione del personale dedicato alla progettazione al collaudo (avvisi per la selezione; griglie di valutazione; istanze pervenute; verbali id valutazione delle candidature; graduatorie provvisorie e definitive; atti di aggiudicazione);
13. originale del prospetto riepilogativo dei costi delle risorse umane;
14. originali degli atti di nomina del collaudatore e del progettista;
15. registri firma per progettista e collaudatore;
16. verbali di collaudo.

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